Jumat, 16 September 2011

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokuman secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektifnya pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat mamperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manejemen kearsipan pada khususnya. Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahauan sangat dibutuhkan dalam suatu unit pengelolaan kearsipan. Disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik – baiknya. Namun pada kenyatannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pendangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai terebut kurang menyadai akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam menunjang efektifitas suatu pekerjaan. Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai faktor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik. Dan juga harus diakui bahwa sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor yang belum manunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehingga proses kegiatan administrasinya kurang begitu lancar. Dan parahnya, ini tidak dijadikan sebagai hal yang penting untuk debenahi. Keperluan akan pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam menunjang efektivitas kerja dan kelancaran administrasi perkantoran. B. Rumusan Masalah Membahas pengelolaan kearsipan secara keseluruhan merupakan hal yang sangat luas cakupannya. Oleh karena itu penulis marasa perlu untuk membatasi pokok permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimanakah penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada kantor kecamatan Tamalate kota Makassar ? 2. Faktor – faktor apakah yang dapat mempengaruhi efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor ? 3. Apakah penilaian dari pemeliharaan arsip dapat melestarikan informasi yang terkandung di dalam arsip agar terhindar dari kerusakan dan kehilangan ? 4. Masalah – masalah apakah yang dihadapi dalam pengelolaan arsip pada kantor kecamatan Tamalate kota Makassar? C. Tujuan dan Kegunaan Penelitian Tujuan penulisan Skripsi Minor ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui gambaran tentang penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada kantor kecamatan Tamalate kota Makassar. 2. Untuk mengetahui faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas pangelolaan kearsipan pada suatu kantor. 3. Untuk mengetahui tentang penilaian dari pemeliharaan arsip dapat melestarikan informasi yang terkandung dalam arsip agar terhindar dari kerusakan dan kehilangan. 4. Untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi dalam pengelolaan arsip pada pada kantor kecamatan Tamalate kota Makassar. D. Metode Penelitian Dalam menyusun Skripsi Minor ini, perlu adanya metode atau pedoman yang menjadi dasar dalam pengambilan bahan atau data yang relevan dengan judul. Oleh karena itu dalam menganalisa data, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut : 1. Penelitian kepustakaan (Library Research) yaitu data yang penulis peroleh dari perusahaan dengan cara membaca buku-buku, literatur-literatur dan artikel-artikel yang erat hubungannya dengan masalah yang akan dibahas dalam penyusunan Skripsi Minor ini. 2. Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu penulis langsung malakukan penelitian pada kantor kecamatan Tamalate kota Makassar dengan menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut : a. Teknik Observasi, yaitu dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap beberapa hal yang berhubungan erat dengan materi penulisan skripsi ini. b. Teknik Interview, yaitu wawancara langsung terhadap beberapa staf yang dianggap dapat memberikan informasi atau data yang diperlukan. a. Lokasi Penelitian Peneitian ini dilakukan pada KANTOR KECAMATAN TAMALATE KOTA MAKASSAR yang terletak di selatan kota Makassar, tepatnya di tanjung bunga. Meskipun tidak berada di pusat kota, namun lokasi ini dapat dijangkau dengan mudah olah transportasi umum maupun pribadi karena berada dekat dengan jalan raya. b. Sistematika Pembahasan Untuk dapat memudahkan melihat dan memahami apa yang dibahas dalam Skripsi Minor ini , maka penulis menguraikan dalam lima bab sebagai berikut : BAB I : Pendahuluan yang menguraikan tentang Latar Belakang Masalah Pokok Penelitian, Tujuan dan Kegunaan Penelitian, Metode Penelitian, Lokasi Penelitian dan Sistematika Pembahasan. BAB II : Landasan teori yang mengemukakan tentang Pengertian Kearsipan, Pengertian Manajemen Kearsipan, Pengertian Sistem Kearsipan Dinamis, Pengertian Manajemen Arsip In Aktif, Fungsi Kearsipan, Penyusutan Arsip dan Perlindungan arsip. BAB III : Gambaran umum objek penelitian yang mengetengahkan Perkembangan Singkat Kantor Kecematan Tamalate, Struktur Organisasi dan Mekanisme Kerja. BAB IV : Hasil dan Pembahasan, yang membahas mengenai Penyimpanan dan Penyusutan Arsip, Pemakaian dan Pemeliharaan Arsip Dalam Menunjang Efisiensi Kerja di Kantor Kecematan Tamalate, serta Permasalahan Yang Dihadapi dan Upaya Pemecahannya. BAB V : Penutup yang terdiri atas Simpulan dan Saran-saran. BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Kearsipan Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh banyak badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Pengertian arsip mengandung berbagai macam pengertian, tergantung pada segi peninjauannya. Beberapa pengertian arsip sebagai berikut: Menurut kamus umum bahasa indonesia, arsip adalah ”simpanan surat-surat penting”. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan ( bagi lembaga, organisasi, instansi, perorangan ) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang. b. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepantingan harus disimpan dengan menggunakan suatu sistem tertentu hingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. Menurut kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah ”kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mampunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali”. Pengertian arsip menurut asal katanya, yaitu ”Kata arsip berasal dari bahasa belanda yakni archief”. Menurut Atmosudirdjo, (1982, 157-158), archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut : a. Tempat penyimpana secara teratur bahan – bahan arsip : bahan – bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta. b. Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan tersebut. c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri. Dalam Undang – undang No. 7 tahun 1971 pengertian arsip adalah : a. Naskah – naskah yang diterima oleh lambaga - lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kegiatan pemerintah. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan , dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kahidupan kebangsaan. Lembaga Administrasi Negara (LAN) memberikan rumusan tentang arsip sebagai berikut : Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mocrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh siatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijakan-kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan kegiatan perintah yang lain, atau kerena pentingnya informasi ysng terkandung di dalamnya. Selain itu Tjie Liang Gie menulis ”bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”. Dari pengertian diatas dapat diambil keputusan bahwa arsip adalah kumpulan warkat atau tempat penyimpanan kumpulan warkat atau naskah-naskah yang disusun sedemikian rupa sehingga warkat – waekat atau naskah-naskah tersebut dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. B. Pengertian Filling ( Administrasi Kearsipan ) Kegiatan yang termasuk dalam Administrasi Kearsipan, atau kearsipan, atau filling, adalah kegiatan – kegiatan yang berkenaan dengan: • Penerimaan warkat, • Pengiriman warkat, • Pencatatan warkat, • Penyimpanan warkat, • Penyingkiran atau penyusutan warkat, dan • Pemusnahan warkat yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan. Pengertian Administrasi Kearsipan atau kearsipan atau filing dirumuskan dengan berbagai cara. Berikut beberapa pengertian tentang Administrasi Kearsipan (filing) sebagai berikut : 1. Yang dimaksud Administrasi Kearsipan ( filing ) yaitu penyelenggaraan administrasi / penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar lalulintas surat-menyurat keluar dan masuk. 2. Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis. Menurut tiga penulis Buku Dasar-dasar kearsipan ( Mulyono, dkk. 1985:3) memberikan pengertian tentang kearsipan sebagai berikut. Kearsipan adalah taata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: 1. Penyimpanan ( sorting ), 2. Penempatan ( placing ), dan 3. Penemuan kembali. Dari tulisan Widjaya (1986) dapat dibaca ”bahwa Administrasi Kearsipan adalah segenap rangkain perbuatan menyelenggarakan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat-warkat sampai penyingkirannya”. Pekerjaan arsip atau pengurusan arsip yang tidak memperhatikan prosedur penyimpanan dan sistem penemuannya, akan terjadi tumpukan arsip yang tidak dapat digunakan lagi. G.R.Tery lewar terjemahan Winardi (1986) mengatakan ”bahwa pekerjaan filling bukan hanya menyimpan surat-surat / dokumen untuk tujuan disimpan”. filling mencakup pula pekerjaan yang menempatkan (placing) dan mencari (finding). Menempatkan surat-surat / dokumen pada arsip ( tempat arsip) barulah 50 % dari pekerjaan, karena kemungkinan untuk menemukannya pada saat diperlukan sama pentingnya. Dari defenisi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi kearsipan atau filling adalah ”suatu proses kegiatan pegaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, hingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan”. Menurut Mardiana dan Setiawan (1995;34) mengatakan arsip bahwa adalah ” Segala kertas, buku, naskah, foto, film, microfilm, rekaman suara, peta, bagan atau dokuman dengan segala penciptaannya yang diterima oleh suatu badan sebagai suatu bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya”. Dengan pentingnya rasip yang dikemukakan diatas, maka tidak dapat disangkal bahwa arsip mempunyai nilai dan arti yang sangat penting dan strategis dalam proses administrasi. Menurut Nur Baso ”bahwa arsip in aktif adalah hasil seleksi dari arsip dinamis aktif dan tetap tersimpan di instansi pemilik arsip yang disentralisasi di unit tata usaha umum ( unit kearsipan )”. C. Jenis Arsip Menurut jenisnya arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung pada segi peninjauannya. Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip satis. Menurut Undang-undang No7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut : a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyeleggaraan sehari-hari administrasi negara. Dari penjelasan jenis arsip sebelumnya, maka beberapa penjelasan yang terkait mengenai arsip, akan dibahas selanjutnya. Yaitu: 1. Pengertian Manajemen Kearsipan Manajemen dapat diartikan sebagai kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian suatu tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Dengan demikian dapat pula dikatakan bahwa manajemen merupakan alat pelaksana dari pada administrasi. Selain pengertian tersebut, dapat pula dikatakan bahwa manajemen merupakan kegiatan pengarahan dan pengendalian orang lain ke arah pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Atas dasar pengertian manajemen diatas, maka manajemen kearsipan dapat dikatakan sebagai kegiatan pengarahan dan pengendalian orang-orang yang mengelola / menyelenggarakan tersebut perlu diterapkan fungsi-fungsi manajemen supaya tercapai tertib arsip dan tujuan kearsipan. Fungsi-fungsi Manajemen yang dimaksud meliputi : a) Perencanaan (Planning) b) Pengorganisasian (Organizing) c) Penggerakan (Actuating) d) Pengawasan (Controlling) 2. Pengertian Sistem Kearsipan Dinamis Sistem sesungguhnya mengandung arti sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan suatu keseluruhan. Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani ” Systema ” yang mempunyai pengertian : 1) Suatu keseluruhan yang tersusun yang tersusun dari sekian banyak bagian. 2) Hubungan yang langsung diantara satuan-satuan atau komponen secara teratur. Menurut Campbel ( Tatang M. Amirin, 1989 : 10) bahwa : ”Sistem adalah suatu kebulatan / keseluruhan yang kompleks atau terorganisir , suatu perhimpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan / keseluruhan yang kompleks atau utuh”. Selanjutnya pengertian kearsipan menurut Moekijat (1985 : 86), bahwa : ”Kearsipan ( penyusunan dan penyimpanan surat ) merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting, informasi tertulis yang tepat mengenai keputusan, fikiran-fikiran, kontrak-kontrak, saham-saham, dan transaksi lainnya yang harus tersedia apabila harus diperlukan”. Selanjutnya menurut Waworuntu (1987 : 107 ), kearsipan dapat didefenisikan sebagai : ”Penyimpanan surat-surat, dokumen-dokumen pada tampat yang askep tabel sesuai dengan yang telah ditetapkan, hingga setiap surat / dokumen bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Kearsipan ini tidak saja meliputi pekerjaan penyimpanan, tetapi mencakup pula pekerjaan menempatkan dan mencari”. Jadi seperti yang di ungkapkan pada penjelasan sebelumnya, menempatkan arsip-arsip sesungguhnya baru separoh dari pekerjaan, karena kemungkinan untuk menemukannya pada saat arsip tersebut diperlukan sama pentingnnya. Bahkan untuk mengetes apakah kearsipan sudah baik atau belum, maka bila waktu yang diperlukan untuk menemukan kembali dokumen yang diperlukan masih banyak, berarti sistem kearsipan tersebut masih kurang baik. Dengan demikian kesimpulan yang dapat diambil dari definisi-definisi di atas adalah, bahwa arsip adalah naskah-naskah dalam bentuk apapun diperlukan bagi kepentingan organisasi ataupun perorangan , yang selanjutnya seluruh arsip yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan pelaksanaan dan penyelenggaraan administrasi organisasi yang bersangkutan, itulah yang disebut ”Arsip Dinamis”. Arsip dinamis tersebut terdiri atas arsip aktif, yakni yang masih selalu digunakan, dan arsip-arsip in-aktif, yakni yang sudah turun daya penggunaannya, namun masih dibutuhkan dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan administrasi organisasi yang bersangkutan. Dari pengertian diatas dapat dikemukakan ciri-ciri arsip, yaitu kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu, disimpan secara sistematis, dan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Dengan adanya pengertian ataupun ciri-ciri demikian sebenarnya tadak ada arsip yang dikatakan kurang baik selama memiliki ciri-ciri tersebut. Tetapi apabila tidak memiliki ciri-ciri diatas, maka tidak dapat disebutkaan sebagai arsip, melainkan merupakan kumpulan warkat untuk dibuang atau dimusnahkan. Sistem kearsipan yang baik memiliki ciri-ciri sebagai berikut : a. Mudah dilaksanakan, hingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanannya, pengambilan, maupun dalam pengembalian arsip-arsip. b. Mudah dimengerti, sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. c. Murah / Ekonomis, dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana / biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip. d. Tidak memakan tempat. e. Mudah dicapai, sehingga memungkinkan arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan , apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi. f. Cocok bagi organisasi, dalam arti sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. g. Fleksibel atau luwes, hingga dapat diterapkan disetiap satuan organisasi yang dapat mengikuti perkembangan organisasi. h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Artinya dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, atau yang tidak berwenang dan bertugas dalam bidang kearsipan, dan dari berbegai bentuk kerusakan yang desebabkan oleh binatang seperti rayap, serangga, bahkan dengan kelembaban udaranya, dan sebagainnya. i. Mempermudah pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam perlengkapan / peralatan, misalnya kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjaman arsip (out slip), dan sebagainya. Untuk mengetahui apakah sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip tersebut sudah tepat dan lebih efektif, maka bahagian tata usaha Kantor Kecamatan Tamalate Kota Makassar mengunakan sistem pengukuran yang dikemukakan oleh Matthies ( Wilson Nadeak, 1989:62) berdasarkan waktu untuk menemukan arsip yang dibutuhkan adalah sebagai berikut: a. 10 detik : Berarti sangat memuaskan atau karena memiliki beberapa arsip saja. b. 30 detik : Bagus c. 1 menit : Lumayan d. 3 Menit : Perlu dibenahi e. 5 menit/ lebih : Apakah anda memang memiliki file ? f. 10 menit / lebih : Berarti hanya menumpuk kertas saja. Dengan adanya metode pengukuran terhadap sistem penyusunan arsip tersebut, maka penentuan terhadap penggunaan system dalam penyimpanan arsip dapat lebih terencana dan menyeluruh termasuk peralatan dan perlengkapan arsip. Seperti lemari, laci cabinet dari baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan, juga kartu kendali, folder, dan sebagainya. 3. Pengertian Manajemen Arsip In - Aktif Menurut Jay Kennedy, arsip in aktif ”bahwa adalah arsip yang jarang di akses, tetapi harus disimpan untuk keperluan referensi yang jarang sifatnya, atau memenuhi persyaratan hukum referensi atau alasan lainnya”. Sedangkan menurut kamus Kesrsipan ICA non current record ”(arsip in aktif ) adalah arsip yang digunakan untuk urusan yang mutakhir”. Berdasarkan pengertian manajemen arsip in aktif diatas, dapat disimpulkan bahwa arsip in aktif yang dalam penggunaannya sudah jarang dipergunakan atau nilai arsipnya sudah menurun dalam pelaksanaan Administrasi. 4. Fungsi Kearsipan Arsip berfungsi sebagai penyelenggaraan kegiatan administrasi kantor dimana berdasarkan fungsinya debedakan atas dua bagian yaitu : 1) Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibagi menjadi dua yaitu : a. Arsip dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk pengelolaan dari suatu organisasi / kantor. b. Arsip dinamis In Aktif, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara terus menerus atau frekwensi penggunaannya adalah jarang, atau hanya digunakan referensi saja. 2) Arsip Statis Adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan kehidupan kebengsaan pada umumnya maupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Dari pengertian diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa arsip dinamis adalah semua arsip yang berada di berbagai kantor baik kentor pemerintah atau swasta karena masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, palaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Dan arsip statis adalah arsip – arsip yang disimpan di arsip nasional yang berasal dari berbagai kantor. 5. Penyusutan Arsip Arsip mempunyai arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, serta merupakan bahan pertanggungjawaban terhadap generasi yang akan datang. Oleh karena itu perlu dilakukan upaya penyelamatan terhadap arsip-arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan. Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan apabila disimpan terus – menerus akan menimbulkan masalah tersendiri baik bagi para pegawai / karyawan pada umumnya maupun bagi karyawan kearsipan pada khususnya, dan bagi pimpinan organisasi itu sendiri, karena arsip-arsip itu sendiri membutuhkan tenaga, biaya, peralatan yang tidak sedikit bagi perawatannya. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perlu diadakan penyusutan terhadap arsip-arsip yang sudah betul-betul sudah tidak mempunyai nilai kegunaan lagi, baik untuk masa sekarang, maupun untuk masa yang akan datang. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip, yang termasuk penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara : 1. Memindahkan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan masing-masing. 2. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. 6. Tujuan Penyusutan Arsip Selanjutnya adapun tujuan dari penyusutan arsip akan dipaparkan menjadi beberapa bagian diantaranya, Tujuan penyusutan arsip dapat dilihat dari dua segi, yaitu segi administratif, dan dari segi penelitian. a) Dari Segi Administratif. Tujuan penyusutan arsip adalah : 1) Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan. 2) Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, dan lain-lain. 3) File aktif akan lebih longgar untuk menampung bertambahnya arsip baru. 4) Untuk memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan arsip in aktif yang bernilai berkelanjutan ke tempat yang lebih baik. 5) Untuk memudahkan pengiriman ke arsip Nasional. b) Dari Segi Penelitian Ilmiah. Penyusutan arsip dilihat dari penelitian ilmiah, ialah membantu para ilmuan dalam mengadakan penelitian, terutama apabila arsip-arsip sudah mencapai masa statis, karena arsip statis akan menonjol kegunaannya dibidang penelitian ilmiah. 7. Perlindungan Arsip Perlindungan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi (kejadian, peristiwa, perbuatan, serangan hama pemakan /perusak arsip ) sehingga arsip tidak aman ( hilang, rusak dan sebagainya). Tujuan perlindungan arsip ialah mengadakan penjagaan agar arsip-arsip : • Tidak hilang, • Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung jawab, • Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan/ kepentingan pribadi, • Tidak cepat / mudah rusak. Jadi, dapat disimpulkan bahwa tujuan dari pada perlindungan arsip adalah dapat menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta kehidupan pemerintahan. Usaha untuk dapat melindungi arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu dengan penyimpanan, pemeliharaan, pengamanan, dan pengawetan arsip. 8. Penyimpanan arsip Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan : a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. c. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan. 9. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut : 1. Pengaturan ruangan Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut: a. Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab. b. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari. c. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya. d. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api. e. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir). f. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan hama. g. Lokasi ruangan / gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat-tempat industri. 2. Kebersihan Kebersihan yang dimaksud meliputi kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip. a. Kebersihan ruangan Membersihkan ruangan dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut: o Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu. o Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan penyimpanan arsip. b. Kebersihan arsip Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: o Arsip-arsip dibersihkan dengan menggunakan Vacuum cleaner. o Arsip-arsip yang ditemukan sudah rusak hendaknya dipisah dengan arsip lainnya. o Arsip-arsip juga harus bersih dari karat. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya, dan pengamanan arsip dari segi fisiknya. 1. Pengamanan arsip dari segi informasinya Pengamanan arsip dari segi informasinya sudah diatur dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 hanya ditetapkan mengeai ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut : o Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun. o Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dalam pasal 1 huruf pada Undang-undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan. 2. Pengamanan arsip dari segi fisiknya Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal meliputi kualitas kertas, tinta dan bahan perekat atau lem. Faktor eksternal antara lain meliputi kelembaban udara, sinar matahari, kotoran udara, jamur dan sejenisnya, dan berbagai jenis serangga perusak / pemakan kertas arsip lainnya. Pengamanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain dengan cara : • Restorasi arsip • Laminai arsip • Microfilm 3. Pengawetan Arsip Usaha pengawetan arsip dapat dilakukan dengan berbagai macam cara misalnya : a. Dengan mengadakan reproduksi dan fotografi, b. Dengan mengadakan restorasi dan penjilidan arsip, c. Dengan mengadakan laminasi arsip. Usaha-usaha untuk melindungi arsip seperti diatas selama arsip tersebut masih bersifat dinamis, menjadi tanggung jawab dan kewajiban masing-masing organisasi pencipta arsip yang bersifat statis menjadi tanggung jawab dan wewenang Arsip Nasional Republik Indonesia. BAB III GAMBARAN UMUM LOKASI PENELITIAN A. Gambaran Umum Kecamatan Tamalate Kecamatan Tamalate merupakan salah satu dari 14 kecamatan yang ada di Kota Makassar. Kecamatan Tamalate berada di sebelah timur hingga tenggara kota Makassar yang berbatasan di sebelah utara dengan Kecamatan Mamajang, sebelah timur dengan Kabupaten Gowa di sebelah selatan dengan Kabupaten Takalar dan selat Makassar. Sebanyak 3 kelurahan merupakan daerah pantai dan 7 kelurahan lainnya merupakan daerah bukan pantai dengan topografi di bawah 500 meter dari permukaan laut. Menurut jaraknya, letak masing-masing kelurahan ke ibukota kecamatan bervariasi antara 1-2 km (Maccini Sombala dan Balang Baru), antara 3-4 km (Jongaya dan Parang Tambung), kelurahan lainnya berjarak 5-10 km. Adapun luas kecamatan Tamalate sebesar ± 20,21 km² yang terdiri atas 10 (sepuluh) Kelurahan. Kelurahan terluas adalah kelurahan Barombong dengan luas 7,34 km² dan yang paling terkecil adalah kelurahan Bongaya dengan luas 0,29 km². Dari 10 Kelurahan tersebut, jumlah RT dan RW se-Kecamatan Tamalate secara keseluruhan adalah 497 RT dan 101 RW. Dengan Jumlah penduduk Tamalate hingga saat ini berjumlah 140.306 jiwa yang terdiri atas 80.528 pria dan 70.778 wanita. Penduduk Kecamatan Tamalate sangat heterogen, hal ini tidak terlepas dari lokasinya yang berada pada daerah tepi kota serta merupakan daerah perbatasan kota. Hal tersebut ditunjang pula oleh terminal kota Makassar pada bagian selatan kota berada pada kecamatan Tamalate dan terdapatnya pula 2 Universitas Negeri yang cukup terkenal se-Indonesia Timur dan beberapa Universitas Swasta. B. Gambaran Umum Pegawai di Kecamatan Tamalate Susunan kelembagaan perangkat daerah Kecamatan Tamalate Kota Makassar pada saat penulisan ini dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Makassar Nomor 29 Tahun 2005 tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kecamatan dalam daerah Kota Makassar yang merupakan aplikasi dari Peraturan Pemerintah Nomor 84 Tahun 2003 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah yang dikeluarkan dalam rangka pelaksanaan otonomi daerah. Kecamatan Tamalate merupakan unsur pemerintah yang dipimpin oleh seorang Camat yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota. Kecamatan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian kewenangan yang dilimpahkan oleh Walikota dibidang pemerintahan, pembangunan, perekonomian, kesejahteraan sosial, ketentraman dan ketertiban serta koordinasi dengan instansi otonom dan UPTD di wilayah kerjanya, dalam hal ini adalah di wilayah Kecamatan Tamalate Kota Makassar. Dalam melaksanakan tugas pokok, kecamatan juga menyelenggarakan fungsi: a. Penyelenggaraan kegiatan pemerintahan, pembangunan, perekonomian, kesejahteraan sosial serta ketentraman dan ketertiban. a. Pelaksanaan pembinaan pemerintahan kelurahan dan pelayanan administrasi publik. b. Pelaksanaan pelayanan teknis administratif kesekretariatan. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 84 Tahun 2003, dalam menjalankan tugasnya Camat dibantu oleh 1 orang Sekretaris Camat, 5 orang Kepala Seksi, selain itu kelompok pejabat fungsional dalam melaksanakan tugas dan fungsinya berkoordinasi dengan Camat. Dalam struktur organisasi terlihat garis putus-putus sebagai garis koordinasi. Struktur Organisasi juga merupakan faktor yang sama pentingnya dalam menentukan dan melihat cara kerja suatu organisasi, yang mana dapat dianalisa melalui strukturnya yang tergambar dan akan bisa diketahui bagian masing-masing, wewenang masing-masing serta hubungan koordinasi antar bagian dalam pelaksanaan tugas serta tanggung jawab masing-masing berikut pembagian tugas berdasarkan spesialisasi yang ada akhirnya menggambarkan saling ketergantungan antar bagian dalam suatu organisasi. Dengan demikian cukup dapat dimaklumi bahwa struktur organisasi juga merupakan faktor yang penting adanya dalam perkembangan suatu organisasi untuk pertumbuhan ke arah kemajuan yang pesat untuk mencapai tujuan sesuai dengan misi, di mana akan menentukan mekanisme orang-orang yang bekerja dalam organisasi. Adapun struktur organisasi Kecamatan Tamalate Kota Makassar berdasarkan Peraturan Daerah Kota Makassar nomor 25 tahun 2005 dapat dilihat pada bagan 4.1 : C. Struktur Organisasi Pemerintah Kecamatan Sumber : Peraturan Daerah Kota Makassar Nomor 25 tahun 2005 Dari bagan tersebut terlihat Sekretaris Camat dan masing-masing Seksi yang tugas dan fungsinya terurai sebagai berikut : 1. Sekretaris Camat Sekretaris Camat mempunyai tugas melakukan penyusunan rencana dan penyelenggaraan tugas-tugas kesekretariatan yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, perlengkapan danm keuangan serta menyusun laporan pelaksanaan tugas. Untuk melaksanakan ftugas Sekretariat mempunyai fungsi menyusun rencana dan program kerja berdasarkan tugas pokok dan fungsinya: a. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidangnya. b. Memberi petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar. c. Menilai hasil kerja bawahan dengan cara mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas. d. Melaksanakan dan mengelola manajemen kesekretariatan kecamatan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. e. Melaksanakan administrasi umum, kepegawaian, perlengkapan dan keuangan untuk menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi kecamatan f. Memberikan pelayanan teknis administrative kepada Camat dan seksi-seksi untuk kelancaran pelaksanaan tugas. g. Menginventarisasi, mengelola dan mengevaluasi data baik pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan serta informasi untuk pembinaan dan penyelenggaraan tugas umum kecamatan. h. Memberikan saran kepada Camat berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. i. Membuat laporan sebagai bahan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. j. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasannya. 2. Seksi Pemerintahan Seksi pemerintahan mempunyai tugas melakuakn penyusunan rencana dan penyelenggaraan pembinaan ideology Negara dan kesatuan bangsa, pembinaan kerukunan hidup beragama, pengkoordinasian kegiatan instansi pemerintah, pembinaan administrasi kelurahan, serta pembinaan administrasi kependudukan. Adapun fungsinya sebagai berikut : a. Menyusun rencana dan program kerja berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidangnya. c. Memberi petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar. d. Menilai hasil kerja bawahan dengan cara mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas. e. Mengumpulkan bahan dalam rangka pembinaan ideologi Negara dan kesatuan bangsa. f. Mengumpulkan bahan dalam rangka fasilitasi pembinaan kerukunan hidup antar umat beragama. g. Menyusun rencana pengkoordinasian kegiatan UPTD/instansi pemerintah di Kecamatan. h. Menyelenggarakan fasilitasi penataan kelurahan i. Menyelenggarakan fasilitasi pelaksanaan lomba/penilaian kelurahan. j. Menyelenggarakan kegiatan administrasi kependudukan. k. Melaksanakan pendataan dan inventarisasi asset daerah dan kekayaan daerah lainnya yang ada di wilayah kecamatan. l. Melaksanakan adminitrasi pemberian rekomendasi dan perizinan yang berkesesuain dengan tugas pokok dan fungsinya. m. Memberikan saran kepada Camat berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. n. Menyusun laporan pelaksanaan tugas secara berkala berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. o. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasannya. 3. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Seksi ketentraman dan ketertiban mempunyai tugas melakukan penyusunan rencana dan penyelenggaraan pembinaan ketentraman dan ketertiban serta kemasyarakatan, pelaksanaan koordinasi dan pembinaan kesatuan Polisi Pamong Praja dan Perlindungan Masyarakat (LINMAS), serta penegakan pelaksanaan peraturan daerah dan peraturan Walikota serta perundangundangan lainnya. Adapun fungsinya ialah : a. Menyusun rencana dan program kerja berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidangnya. c. Memberi petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar. d. Menilai hasil kerja bawahan dengan cara mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas. e. Mengumpulkan bahan dalam rangka pembinaan ideologi Negara dan kesatuan bangsa. f. Mengumpulkan bahan dalam rangka pembinaan ketentraman dan ketertiban serta kemasyarakatan. g. Menyusun rencana bagi pelaksanaan koordinasi dan pembinaan kesatuan Polisi Pamong Praja dan Perlindungan Masyarakat (LINMAS) dalam wilayah kecamatan. h. Mengumpulkan bahan dan menyusun rencana penegakan dan pelaksanaan peraturan daerah, peraturan Walikota serta perundangundangan lainnya di wilayah kecamatan. i. Melaksanakan administrasi pemberian rekomendasi dan perizinan yang berkesesuaian dengan tugas pokok dan fungsinya. j. Memberikan saran kepada Camat berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. k. Menyusun laporan pelaksanaan tugas secara berkala berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. l. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasannya. 4. Seksi Perekonomian Seksi perekonomian mempunyai tugas melakukan penyusunan rencana dan penyelenggaraan pengembangan perekonomian wilayah kecamatan dan kelurahan, pelaksanaan administrasi pemungutan pajak dan retribusi daerah, dan pengembangan kegiatan perindustrian dan perdagangan, pembinaan ketentraman dan ketertiban serta kemasyarakatan. Adapun fungsinya ialah : a. Menyusun rencana dan program kerja berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidangnya. c. Memberi petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar. d. Menilai hasil kerja bawahan dengan cara mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas. e. Mengumpulkan bahan dalam rangka fasilitasi dan koordinasi penyelenggaraan pembangunan di wilayah kecamatan. f. Mengumpulkan bahan bagi fasilitasi pengembangan perekonomian kelurahan. g. Menyusun rencana bagi pelaksanaan pungutan atas pajak dan retribusi daerah di wilayah kecamatan. h. Menyusun rencana pengembangan serta pemantauan kegiatan perindustrian, perdagangan, perkoperasian dan Usaha Kecil Menengah (UKM). i. Melaksanakan pengawasan penyaluran dan pengembalian kredit dalam rangka menunjang keberhasilan program usaha perekonomian masyarakat. j. Melaksanakan administrasi pemberian rekomendasi dan perizinan yang berkesesuaian dengan tugas pokok dan fungsinya. k. Memberikan saran kepada Camat berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. l. Menyusun laporan pelaksanaan tugas secara berkala berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. m. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasannya. 5. Seksi Kesejahteraan Sosial Seksi kesejahteraan sosial mempunyai tugas melakukan penyusunan rencana dan penyelenggaraan pembinaan kemasyarakatan, fasilitasi kegiatan organisasi sosial/kemasyarakatan, penanggulangan bencana alam, penanggulangan masalah sosial, penyelenggaraan koordinasi keluarga berencana, serta fasilitasi penyelenggaraan pendidikan, kesehatan, generasi muda, keolahragaan, kepramukaan dan peranan wanita. Adapun fungsinya ialah : a. Menyusun rencana dan program kerja berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidangnya. c. Memberi petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar. d. Menilai hasil kerja bawahan dengan cara mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas. e. Menyusun rencana pembinaan kegiatan pemberdayaan masyarakat. f. Menyelenggarakan fasilitasi kegiatan organisasi sosial / kemasyarakatan dan Lembaga Swadaya masyarakat (LSM). g. Melaksanakan pencegahan dan penanggulangan bencana alam di wilayah kecamatan. h. Melaksanakan penanggulangan masalah sosial. i. Mengumpulkan bahan dan data kegiatan program pendidikan masyarakat. j. Melaksanakan pembinaan kesehatan masayarakat dan lingkungan. k. Melaksanakan pembinaan kegiatan program generasi muda, keolahragaan, kebudayaan, kepramukaan serta peranan wanita. l. Melaksanakan administrasi pemberian rekomendasi dan perizinan yang berkesesuaian dengan tugas pokok dan fungsinya. m. Memberikan saran kepada Camat berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. n. Menyusun laporan pelaksanaan tugas secara berkala berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. o. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasannya. 6. Seksi Pembangunan Seksi pembangunan mempunyai tugas melakukan penyusunan rencana dan penyelenggaraan pengembangan pembangunan, pelaksanaan pembangunan swadaya masyarakat, pembinaan dan penanggulangan pencemaran dan kerusakan lingkungan, serta pembinaan dan pengawasan bangunan. Adapun fungsinya ialah : a. Menyusun rencana dan program kerja berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidangnya. c. Memberi petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar. d. Menilai hasil kerja bawahan dengan cara mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas. e. Menyusun rencana bagi pelaksanaan fasilitasi dan koordinasi penyelenggaraan pembangunan di wilayah kecamatan. f. Menyusun rencana fasilitasi pengembangan pembangunan kecamatan/kelurahan. g. Mengumpulkan bahan bagi kegiatan koordinasi, pembinaan dan pengawasan serta pelaporan langkah-langkah penyelenggaraan pembangunan. h. Melaksanakan administrasi pemberian rekomendasi dan perizinan yang berkesesuaian dengan tugas pokok dan fungsinya. i. Memberikan saran kepada Camat berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. j. Menyusun laporan pelaksanaan tugas secara berkala berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. k. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasannya. Selain Sekretaris dan para Seksi serta Lurah, Camat dalam menjalankan jalannya pemerintahan di tingkat kecamatan dibantu oleh beberapa orang dari beberapa instansi diluar perangkat Kecamatan dan Kelurahan dan disebut juga unsur Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) seperti Penyuluh Lapangan Keluarga Berencana (PLKB), Mantri Statistik dan sebagainya. D. Sistem Pengelolaan Data Arti pengolahan data adalah pengubahan atau transformasi simbol-simbol, seperti nomor dan huruf untuk tujuan peningkatan kegunaannya. Tugas pengolahan data meliputi pengumpulan data yang menggambarkan aktivitas, pengubahan data menjadi bentuk yang dapat digunakan, penyimpanan data sampai diperlukan, pembuatan dokumen yang akan digunakan oleh perorangan maupun kelompok dalam masyarakat. Dalam pandangan kita sistem pengolahan data adalah sama dengan sistem akuntansi. Ketika manajemennya baik maka sistem akan berjalan sempurna atau sesuai dengan harapan. Bagaimana data dikumpulkan dari bagian input, transformasi, dan output dari sistem dan bagaimana data tersebut disimpan. Penting untuk diperhatikan, karena inti dari sistem itu sendiri adalah bagaimana memperoleh, mengolah, menyimpan dan siap bila sewaktu-waktu diperlukan. Selama beberapa tahun terakhir ini, telah digunakan empat jenis sistem pengelolaan darta yaitu: a) Sistem manual, sistem pertama adalah sistem manual. Sistem ini anya terdiri atas orang, pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk pembukuan. Sementara buku besar sebagai dokumentasi surat masuk dan surat keluar. b) Mesin keydriven. Penemuan mesin keydriven, seperti cash register, mesin ketik, dan kalkulator meja merigankan tugas pengurusan data yang besar,mesin tersebut memberikan kemampuan untuk membukukan aktivitas perusahan ke buku besar dengan lebih cepat dan akurat dari pada yang dapat yang dilakukan oleh sistem manual. c) Mesin punchet car. Dengan cara yang sama, sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam bentuk punched card(kartu berlubang)dan menggunakan mesatin punched card untuk melakukan pemeliharaan dan pengolahan file yang penting. Lubang pada kartu menggambarkan status perusahaan.secara praktis, semua mesin punched cart telah digantikan oleh komputer. d) Komputer sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar ortodiganisasi yang lebih kecil mengandalkan komputer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka. Semua sistem pengolahan data tidak mungkin dilakukan semuanya oleh komputer. Volume data yang diolah oleh berbagai sistem adalah kecil, atau mengelolah datanya dengan menggunakan kombinasi mengunakan kombinasi metode komputer, keydriven, dan manual. Tujuan pengolahan data adapun tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara data yang akurat dan up-to-date. Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara yang akurat dan up-to-date. 1. Sistem Pengolahan Arsip Arsip merupakan suatu hal yang penting dalam proses penyajian data maupun informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijaksanaan. Oleh karena itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan tepat harus ada sistem dan prosedur yang baik dalam bidang kearsipan. Sebagai bahan bukti yang perlu dihimpun, dicatat, diolah, digandakan dan disimpan sehingga dapat ditemukan kembali apabila nantinya diperlukan. Apabila arsip tidak disimpan secara sistematis, maka arsip tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya karena untuk menemukan kembali tidaklah mudah, diperlukan seseorang yang terampil. Dengan semakin bertambahnya volume arsip yang masuk dalam penyimpanan arsip, maka diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan tepat. Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh perusahaan yaitu : 1. Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat surat dari bagian arsip yang diperlukan oleh pimpinan atau bagian lain dalam instansi. 2. Surat atau warkat yang masuk ke bagian kearsipan semakin bertambah sedangkan peralatan tidak bertambah sehingga tidak mencukupi kebutuhan. 3. kurang adanya pengawasan terhadap warkat - warkat (surat-surat) yang dipinjam atau pengembaliannya sehingga karena terlalu lamanya peminjaman, petugas sudah tidak tidak dapat diingat lagi oleh petugas yang mengeluarkannya dari ruang. Untuk mengatasi keadaan diatas, maka perlu diadakan penyempurnaan secara menyeluruh terhadap pegawai dan peralatannya sehingga pegawai dapat bekerja secara efektif. Dalam menangani sisem kearsipan untuk menunjang kelancaran pekerjaan dalam pencapaian tujuan organisasi, perlu dimengerti prosedur, metode dan sistemnya sesuai dengan perluasan perkembangan organisasi. Sistem kearsipan dalam menunjang efektivitas pekerjaan terutama dalam bidang administrasi dapat mempengaruhi semua kegiatan dan proses yang berhubungan dengan pengelolaan kearsipan. Kearsipan dan administrasi merupakan kegiatan integral yang sangat erat hubungannya. Untuk itulah usaha-usaha penyempurnaan sistem kearsipan sangat diperlukan untuk melayani bidang administrasi dan manajemen. Penerapan sistem kearsipan yang sesuai dengan kondisi organisasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi, maka pimpinan dan pegawai yang bekerja pada unit kearsipan diharapkan dapat melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya dengan sebaik – baiknya. 2. Penyimpanan Arsip Sebagaimana diketahui penyimpanan arsip yang baik adalah yang aman, awet, up to date, dan efisien dimana penyelenggaraan kearsipan tiap organisasi / instansi berbeda-beda sesuai dengan kebutuhannya. Salah satu yang mempengaruhi penyimpanan arsip tida terlepas dari fasilitas yang ada. Semakin bagus fasilitas yang tersedia, semakin aman dan awet arsip yang tersimpan. Dalam penyimpanan arsip menganut tiga azas yakni : 1. Azas Sentralisasi Yaitu penyimpanan arsip yang dipusatkan pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi tersebut. 2. Azas Desentralisasi Yaitu penyimpanan arsip dimana tiap unit bekerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri. 3. Azas Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Yaitu penyimpanan arsip untuk beberapa unit kerja desentralisasi sedangkan untuk unit kerja yang mempunyai spesifikasi tersendiri dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyimpanan arsipnya. Dari dari ketiga sistem penyimpanan arsip diatas, sistem kearsipan yang diterapkan pada kecamatan tamalate kota Makassar adalah sistem desentralisasi. Mengenai perkembangan arsip yang terdapat pada kantor kecamatan kota makassar, dapat dilihat pada tabel sebagai berikut TABEL I PERKEMBANGAN ARSIP PADA KANTOR KECAMATAN TAMALATE KOTA MAKASSAR Tahun Jenis Arsip Jumlah Biasa Penting 2005- 2006 200 buah 250 buah 450 buah 2006 – 2007 200 buah 270 buah 470 buah 2007 - 2008 210 buah 270 buah 480 buah 2008 - 2009 230 buah 300 buah 530 buah 2009 - 2010 240 buah 320 buah 540 buah Catatan : Sifatnya Rahasia dalam Masalah Keuangan Sumber Data : Kantor kecamatan tamalate kota Makassar 3. Penilaian Arsip Penilaian kearsipan merupakan suatu keputusan tentang apa yang dilakukan dapat dipertahankan atau perlu diadakan perubahan. Penilaian terhadap sistem kearsipan menyangkut tentang tata cara penyimpanan, penemuan kembali tanpa mengalami kesukaran – kesukaran yang dapat mengganggu efektivitas pekerjaan. Untuk menunjang efektifitas pengelolaan kearsipan, penilaian terhadap sistem kearsipan perlu dilakukan secra teratur. Hal ini memungkinkan agar arsip tersebut dapat diperiksa setiap waktu sehingga dapat diketahui apakah yang sudah dilaksanakan mempunyai manfaat bagi organisasi atau perlu diadakan perubahan sesuai dengan perkembangan untuk mecapai hasil yang maksimal. Penilaian arsip dapat dilihat dari manfaat arsip itu sendiri. Dalam menyajikan informasi yang akurat dan waktu yang dipergunakan untuk penemuan kembali serta tempat penyimpanan arsip yang memenuhi syarat. Hal ini merupakan bahan pertimbangan akan perlunya diadakan penilan mengenai penyelenggaraan kearsipan terhadap suatu unit organisasi. Untuk menilai kegunaan arsip bukanlah suatu hal yang mudah, karena sebuah arsip memiliki banyak kegunaan. Oleh karena itu penilaian kearsipan merupakan tugas organisasi yang menciptakan arsip itu sendiri, karena organisasi atau kantor itu sendirilah yang mengetahui nilai masing - masing arsip tersebut. Dalam melaksanakan penilaian terhadap arsip, harus melalui semua unsur yang berwenang dalam suatu unit organisasi, fungsi-fungsi dan prosedur dari organisasi atau kantor yang megelola penyelenggaraan kearsipan. Agar peranan kearsipan dalam suatu organisasi dapat terlaksana dengan baik. Oleh karena, itu dalam penilaian arsip dapat ditentukan mana arsip yang aktif dan mana arsip yang in-aktif. Cara ini ditempuh untuk menghindari adanya pencampur adukan antara arsip yang masih penting dengan arsip yang tidak penting lagi. Dengan demikian juga dapat ditentukan apakah arsip itu dapat disimpan secara permanen ataupun secara sementara. Menilai kegunaan arsip memerlukan pemikiran yang cukup serius, karena tidak semua orang dapat melaksanakan pekerjaan ini. Tugas penilaian arsip ini adalah tugas dari instansi pencipta arsip itu sendiri kerena lebih mengetahui dengan pesti apakah arsip yang dikelola mash bersifat aktif , inaktif atau masih bersifat statis. Jadi sebaiknya semua unit dalam organisasi perlu ikut serta dalam menunjang efektvitas pengelolaan kearsipan. Dan apabila arsip tersebut sudah tidak memiliki nilai guna atau tidak penting lagi. Hal ini bararti arsip tersebut sudah tidak memerlukan pengelolaan lagi karena sudah tidak terpakai lagi untuk keperluan administrasi , maka arsip tersebut dapat dimusnahkan. Sedangakan arsip yang memiliki nilai abadi yang menyangkut nilai sejarah organisasi dan untuk keperluan penelitian akan disimpan dalam arsip Nasional RI. 4. Penyusutan Arsip Tidak selamanya arsip – arsip tersebut harus disimpan terus dalam tempat penyimpanan karena jika arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan lagi disimpan terus, maka ruangan penyimpanan akan penuh. Sehingga diperlukan suatu penyusutan / pemusnahan arsip. Arsip-arsip yang dimusnahkan yaitu arsip biasa maupan arsip penting yang dianggap tidak berguna lagi dimana ini dilakukan pada tenggang waktu tertentu. Pada Kantor Kecamatan Tamalate Kota Makasar menggunakan sistem penyusutan arsip yaitu : o Penyusutan arsip yang sifatnya biasa, dilakukan penyimpanan per 5 (lima) tahun kemudian dimusnahkan setelah 5 (lima) tahun kemudian. o Penyusutan arsip yang sifatnya penting, dilakukan penyimpanan per 15 tahun, kemudian dimusnahkan setelah lima tahun kemudian. Sistem penyusutan yang diterapkan ini tidak mengikat, tergantung pada kebutuhan terhadap arsip dimana arsip akan tetap dipertahankan apabila masih dapat dipergunakan untuk mengambil keputusan di masa-masa mendatang. Penyusutan / pemusnahan arsip dimaksudkan untuk menghemat tempat penyimpanan arsip yang selama ini dianggap sangat terbatas, dan juga arsip tersebut tidak perlu lagi dipertahankan untuk disimpan karena nilai kegunaannya sudah tidak dibutuhkan lagi. Selain penyusutan / pemusnahan arsip, ada pula beberapa arsip yang dinyatakan rusak atau hilang. Baik penyusuan / pemusnahan, rusak maupun yang dinyatakan hilang, maka harus dibuatkan berita acaranya sehingga arsip tersebut dapat dipertanggung jawabkan dari segi penyusutannya, kerusakannya , maupun yang dinyatakan hilang. 5. Pemeliharaan Arsip Secara fisik, arsip harus diamankan dari kerusakan. Penyebab kerusakan arsip baik dari faktor biologis maupun dari faktor kimiawi. Oleh karena itu bahan- bahan pembuatan arsip seperti kualitas kertas, tinta dan bahan perekat perlu ditingkatkan mutunya. Untuk tindakan pencegahan terhadap kerusakan arsip perlu diperhatikan lingkungan, sinar matahari, debu, serangga dan kutu, jamur dan kebersihan tangan yang dapat merusak arsip tersebut. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara pengaturan yang baik agar terhindar dari serangan api, air, serangga, jamur, dan lain sebagainya. Sebaiknya arsip disimpan dalam rak-rak penyimpanan arsip yang memperhatikan tingkat kelembaban dan kebersihan udara. Temperatur yang ideal untuk penyimpanan arsip adalah sekitar 60o F - 70 o F dengan kelembaban 45% - 55% RH. Oleh karena itu, penggunaan arsip secara terus menerus sangat diperlukan untuk mengontrol suhu udara. Selain itu penggunaan Hygrometer dan Thermometer sangat diperlukan untuk mengatur dan mengawasi suhu udara dan kelembaban. Ruang arsip harus senantiasa dijaga agar keamanan, kebersihan, kerapian, dan kerahasiaannya dapat terjaga. Den seperti kita ketahui bahwa memelihara dan mencegah kerusakan adalah lebih baik daripada memperbaiki. Karena itu tindakan pencegahan perlu dilaksanakan sedini mungkin. Arsip sebagai hasil kegiatan administrasi perlu dipelihara serta diamankan dari kerusakan atau kemusnahan. Agar informasi yang terjandung dalam arsip dapat terjamin kelestariannya. Karena apabila arsip itu rusak atau hilang, maka akan dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaan dalam suatu organisasi. Agar penilaian dan pemeliharaan arsip dapat terlaksana secara efektif. Arsip memerlukan pengamanan, perawatan dan pemaliharaan yang tepat terhadap pengaruh dari faktor-faktor yang dapat merusak arsip. Untuk itulah seorang petugas kearsipan harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang bagaimana mencegah kerusakan arsip dan mengamankan arsip dari kemusnahan. Tindakan pencegahan dapat dilakukan dengan memperhatikan kebersihan ruangan penyimpanan, pengontrolan terhadap kelembaban dan suhu udara. Olah karena itu, penggunaan AC (Air Conditioner) dalam ruangan penyimpanan sangat diperlukan. Serta perangkat-perangkat lain yang dianggap perlu.

Kamis, 31 Maret 2011

Quantum Learning

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Ketelitian, kecermatan, dan kecepatan dalam berpikir sangat diperlukan saat mempelajari matematika. Dengan kebiasaan berpikir yang cermat dan teliti ternyata akan dapat membantu dalam mempelajari mata pelajaran yang lain, sehingga pelajaran selain matematika pun bisa dipelajari tanpa mengalami kesulitan. Tetapi dalam kenyataannya menurut informasi dari pengampu guru matematika dan observasi awal, hasil evaluasi pelajaran matematika tiap akhir semester maupun ujian akhir sering kali masih di bawah mata pelajaran yang lain. Nilai rata-rata ujian akhir semester ganjil dan ujian akhir semester masih ada yang memperoleh nilai ketuntasan belajar yaitu 65, demikian juga ujian akhir sekolah. Keadaan ini yang harus mendapatkan banyak perhatian.
Melalui proses pembelajaran sebaiknya selalu mengikutsertakan peserta didik secara aktif guna mengembangkan kemampuan mengamati, merencanakan, melaksanakan penelitian, mengkomunikasikan hasil semuanya sehingga guru mengetahui kesulitan yang dialami peserta didik dan selanjutnya mencari alternatif pemecahannya.
Dalam melaksanakan proses pembelajaran diperlukan langkah-langkah sistematik. Langkah sistematik inilah yang merupakan hal terpenting dalam melakukan strategi mengajar. Salah satu usaha guru dalam strategi mengajar adalah menggunakan model pembelajaran yang tepat sesuai materinya sehingga menunjang terciptanya kegiatan pembelajaran yang kondusif dan menarik bagi peserta didik.
Untuk itu perlu diupayakan suatu model pembelajaran inovatif yang dapat meningkatkan pemahaman konsep matematika dan sekaligus dapat meningkatkan keaktifan peserta didik serta memberikan iklim yang kondusif dalam perkembangan daya nalar dan kreativitas peserta didik. Salah satunya adalah model pembelajaran pengajuan soal (problem posing).
Model pembelajaran Problem Posing merupakan suatu model pembelajaran yang mewajibkan para peserta didik untuk mengajukan soal sendiri melalui belajar soal (berlatih soal) secara mandiri. Model ini dapat dikembangkan oleh guru dengan memberikan pengarahan kepada peserta didik bahwa peserta didik dapat mengajukan soal-soal sendiri dan mengerjakannya.
Soal yang telah disusun dapat diajukan sebagai bahan berdiskusi bersama teman sekelompoknya dan hasil yang telah dikerjakan dapat dijadikan sebagai kunci jawaban dari soal-soal yang telah diajukan tersebut. Apabila menemukan permasalahan di dalam menyelesaikan soal tersebut dapat ditanyakan kepada guru pengajar dan dibahas kembali di dalam kelas, secara bersama agar memperoleh penyelesaian masalah tersebut.
Selain hal tersebut di atas, dicermati proses pembelajaran matematika di tingkat SMP pada umumnya masih banyak yang menggunakan cara konvensional seperti ceramah, diskusi informasi, ekspositori dan drill. Dengan pembelajaran tersebut dirasa penulis masih ada kelemahan, terutama pada pembahasan pokok-pokok bahasan yang memerlukan penggunaan media atau alat peraga, pembelajaran model tersebut di atas dapat menimbulkan kejenuhan peserta didik.
Untuk mengatasi kejenuhan peserta didik, penulis ingin menerapkan suatu model pembelajaran yang dapat meningkatkan pemahaman konsep matematika dan sekaligus dapat meningkatkan keaktifan peserta didik serta memberikan iklim yang kondusif dalam perkembangan daya nalar dan kreativitas peserta didik yaitu dengan menerapkan model pembelajaran problem yaitu peserta didik membuat soal yang sejenis seperti yang dibuat oleh guru.
SMP Dharmayadi Makassar sebagai tempat penelitian saat ini memiliki 250 pelajar dengan jumlah guru sebanyak 30 orang, 5 dari 30 guru yang ada adalah guru bidang studi matematika. Dari observasi awal yang dilakukan penulis dapat diketahui kelas VIII SMP Dharmayadi Makassar dalam proses pembelajaran masih menggunakan pembelajaran konvensional dan keaktifan peserta didik masih kurang.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa penggunaan model pembelajaran problem posing dapat dijadikan satu model yang inovatif dan model pembelajaran yang cukup bermanfaat dan mengefektifkan proses pembelajaran, sehingga penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan mengenai masalah “Meningkatan Hasil Belajar Matematika Melalui Pendekatan Problem Posing Pada Siswa Kelas VIII SMP Dharmayadi Makassar”.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya muncul permasalahan utama yang mendasar yaitu: “Apakah pembelajaran yang menggunakan pendekatan problem posing dapat meningkatkan hasil belajar Matematika siswa kelas VIII SMP Dharmayadi?”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
a. Tujuan Penelitian
Tujuan yang diharapkan dari penelitian ini pada dasarnya untuk menemukan jawaban atas masalah-masalah yang telah dirumuskan dan secara rinci adalah “untuk meningkatkan hasil belajar matematika melalui pendekatan Problem Posing pada siswa kelas VIII SMP Dharmayadi Makassar?”

b. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari peneliti adalah :
1. Bagi Siswa : Melalui pendekatan problem posing diharapkan siswa dapat memahami materi pelajaran yang diajarkan sehingga dapat meningkatkan hasil belajar matematika siswa dan lebih termotivasi untuk mempelajari matematika.
2. Bagi Guru : Dengan dilaksanakannya penelitian tindakan kelas ini dapat dijadikan sebagai masukan bagi guru agar dapat meningkatkan kualitas mengajar dan disipllin ilmu yang ditekuninya khususnya dengan menggunakan pendekatan problem posing.
3. Bagi Sekolah : Sebagai masukan bagi sekolah dalam rangka perbaikan pengajaran matematika baik disekolah tempat penelitian secara khusus maupun pada sekolah lainnya secara umum.
4. Bagi Peneliti : Hasil penelitian ini dapat menjadi bekal dalam mengajar matematika kelak.

Twitter Delicious Facebook Digg Stumbleupon Favorites More

 
Design by Free WordPress Themes | Bloggerized by Lasantha - Premium Blogger Themes | Dcreators
Advertise with Anonymous Ads